Как логистическая компания за день сделала диспетчера отгрузок из Excel

История о том, как обычный рабочий день диспетчера перестал начинаться с фразы «у меня тут файл повис» — и закончился ссылкой на приложение, которое смена открыла уже на следующее утро.

С чего всё началось

Нам написал Сергей — старший диспетчер небольшой логистической компании. Восемь машин, несколько складов, десятки отгрузок в день. Весь учёт жил в Excel: лист «План на сегодня», лист «Машины», лист «Водители» и ещё один — «Не забыть», куда сваливалось всё, что не помещалось в остальные три.

«Утром я полчаса собираю один файл из четырёх. К обеду половина ячеек уже не сходится: водитель уехал, а в таблице он всё ещё грузится. Когда звонит клиент и спрашивает, где его машина, я честно не знаю, в какой вкладке смотреть.»

Никакого технического задания у Сергея не было. Была боль и были четыре листа Excel. Этого хватило.

Что мы попросили

Ровно то, что просим у всех по типовому пути «Excel → приложение»:

• прислать файлы как есть — не нужно ничего причёсывать и «приводить в порядок»;
• описать словами, как проходит день: кто заводит рейс, кто грузит, кто отмечает «уехал»;
• показать, на какой вопрос Сергей хочет отвечать за две секунды, а не за двадцать минут.

Сергей прислал Excel в 9 утра и в одном сообщении на три абзаца рассказал, как устроена смена. Больше от него ничего не потребовалось — дальше работал агент.

Что получилось к вечеру

Из листа «План на сегодня» родился журнал отгрузок — та же таблица, к которой Сергей привык, только теперь это не файл, а приложение. Строки больше нельзя случайно перетереть, статус ставится в один клик, а поиск по клиенту находит рейс мгновенно.

Журнал отгрузок: один экран вместо четырёх листов Excel

Поверх журнала собрали пульт диспетчера — экран, на котором смена видит всё разом: сколько отгрузок сегодня, как загружены доки, где риск не успеть в срок и что происходит прямо сейчас.

Пульт диспетчера: вся смена на одном экране

Машины и водители стали отдельными справочниками — теперь их выбирают из списка, а не вписывают руками с опечатками. Лист «Не забыть» превратился в ленту событий смены: кто выехал, что подтвердила 1С, какой рейс пришлось переназначить.

Сколько это заняло

Руками собрать первую версию — около часа. Остальная часть дня ушла на то, чтобы загрузить настоящие данные за прошлую неделю, показать Сергею прототип, поправить пару формулировок («у нас это называется не „груз“, а „рейс“») и раздать доступы: диспетчеру — всё, складу — погрузку, водителям — только свои рейсы.

К концу дня у компании была рабочая ссылка. На следующее утро смена открыла приложение вместо Excel — и впервые за долгое время начала день не со сборки файла, а с работы.

Что изменилось

• Один экран вместо четырёх вкладок. Диспетчер перестал «склеивать» файл по утрам.
• Ответ клиенту за секунды. «Где моя машина?» — открыли журнал, нашли по названию, ответили.
• Ничего не теряется. Статусы и история событий видны всей смене, а не живут в голове одного человека.
• Каждому своё. Водитель видит свои рейсы и не может случайно поправить чужие.

Самое приятное сказал сам Сергей через неделю:

«Я больше не боюсь, что кто-то откроет файл и всё съедет. Это просто работает, и его не страшно отдать новому сотруднику.»

---

Если у вас тоже есть такой «файл, который повис», — пришлите его. Скорее всего, к вечеру у вас будет приложение. Это и есть типовой путь Интеграма: вы даёте Excel — мы отдаём работающую систему.